Una guía completa para organizar Gmail para usarlo de manera eficiente

Gmail sigue siendo muy relevante e importante a pesar de que aplicaciones como Slack y Teams han reducido nuestra dependencia del correo electrónico. Según un informe de McKinsey, una persona promedio todavía dedica hasta un 28% de su tiempo de trabajo a la semana en correos electrónicos. Por lo tanto, tiene sentido organizar Gmail para reducir el desorden y mejorar la productividad.


Guía completa para organizar Gmail para usarlo de manera eficiente

La cantidad de correos electrónicos que recibimos puede ser asombrosa, especialmente de fuentes a las que ni siquiera recordamos habernos suscrito. Luego están los correos electrónicos antiguos pero importantes que se pierden en un mar de nuevos correos electrónicos. A continuación, presentamos algunos consejos y trucos rápidos para organizar los correos electrónicos de Gmail y aportar cordura a su vida laboral.

Vamos a empezar.

1. Organización de la bandeja de entrada de Gmail

La mayoría de los correos electrónicos terminan en la Bandeja de entrada, que es la razón principal por la que está tan desordenada y abrumadora al mismo tiempo. Una forma de encontrar correos electrónicos importantes rápidamente es cambiar el tipo de bandeja de entrada para mostrar los correos electrónicos importantes en la parte superior.

Paso 1: Haga clic en Configuración y seleccione Todas las configuraciones.



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Paso 2: Dirígete a la pestaña Bandeja de entrada donde puedes elegir la vista predeterminada junto al tipo de Bandeja de entrada.



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Le sugiero que pruebe algunas alternativas y compruebe cuál se adapta a sus necesidades:

  • Predeterminado: muestra los correos electrónicos por fecha y hora.
  • Importante primero: Gmail usa IA para decidir qué correos electrónicos son importantes para usted
  • No leídos primero: organice Gmail para que los correos electrónicos no leídos se muestren primero
  • Destacados primero: los correos electrónicos destacados por usted se mostrarán primero. Utilice estrellas para marcar correos electrónicos / ID importantes
  • Bandeja de entrada prioritaria: Google presta atención a los correos electrónicos con los que más interactúas y usa esa información para mostrar primero los correos electrónicos relevantes.

Hay otras configuraciones que debe revisar.

2. Organización de Gmail por carpetas / etiquetas

Gmail lo llama etiquetas, pero significa lo mismo. Un lugar para filtrar y almacenar sus correos electrónicos para que no abarrote la bandeja de entrada. Recomiendo mantener bajo el número total de etiquetas y no volverse loco con ellas. Además, puede crear etiquetas anidadas en Gmail, lo que significa etiquetas dentro de una etiqueta. Casi funciona como una subcarpeta.

Crearemos un filtro que le dirá a Gmail que envíe un correo electrónico en particular o lo guarde en esa etiqueta.

Paso 1: Abra el correo electrónico para el que desea crear un filtro. Haga clic en el icono Etiquetas en la parte superior para ver una lista de etiquetas existentes. Parece una flecha apuntando hacia la derecha.



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Paso 2: Puede elegir de una lista existente de etiquetas o crear una nueva escribiendo directamente el nombre en la parte superior. También puede administrar la configuración de etiquetas desde aquí.



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Por ejemplo, cree una etiqueta llamada Reading Digest para todos los correos electrónicos que reciba de Medium o Quora o los boletines a los que se haya suscrito. Estos correos electrónicos no aparecerán en su Bandeja de entrada ahora y irán directamente a la etiqueta o carpeta. También puede mover correos electrónicos a etiquetas desde este menú si no desea crear una nueva etiqueta para ese correo electrónico extraño.



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También puede colorear etiquetas de código. Desplácese por la lista de etiquetas en la barra lateral y haga clic en el ícono de menú de tres puntos al lado para elegir un color.

3. Organizar Gmail por tamaño

Google ofrece 15 GB de espacio libre para todas las aplicaciones de Google, incluido Gmail. ¿Se está quedando sin espacio o quiere hacer una limpieza? Ordene los correos electrónicos por tamaño para buscar y eliminar correos electrónicos que ocupan espacio pero que ahora no tienen ningún propósito.

El operador de búsqueda es tamaño: bytes. Eso significa que buscar correos electrónicos que consuman más de 15 MB de espacio, ingresarás tamaño: 15728640. El comando tamaño: mb también funciona.



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Puede ser creativo en este punto y agregar más parámetros de búsqueda para filtrar más resultados como:

  • tamaño: mb tiene: adjunto
  • tamaño: 10mb tiene: nombre de archivo adjunto: doc
  • tamaño: 10 MB más grande que: 5 m más pequeño que: 8 M

Pruebe algunas combinaciones para presenciar qué tipo de resultados está obteniendo y luego tome las cosas desde allí. Gmail sugerirá algunos parámetros de búsqueda más justo debajo de la barra de búsqueda, como la fecha y la hora, para ayudarlo a encontrar lo que está buscando.

Consejo profesional: Sabes cómo podemos crear etiquetas para filtrar correos electrónicos. ¿Sabías que puedes usar la etiqueta #GoogleDrive para guardar archivos adjuntos directamente en una carpeta en Drive? Eliminar el correo electrónico después tampoco eliminará el archivo guardado en Drive.

4. Administrar pestañas

Gmail viene con muchas pestañas que están activas de forma predeterminada. No necesita o puede que no necesite todas estas pestañas.



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Vuelva a Configuración y, en la pestaña Bandeja de entrada, verá Categorías. Ahí es donde puede activar / desactivar fácilmente estas pestañas. No hay forma de crear nuevas pestañas o asignar una etiqueta como pestaña. Sin embargo, eso hubiera sido genial.

5. Organizar Gmail por remitente

Buscando encontrar todos los correos electrónicos de un remitente en particular. Eso es fácil y ni siquiera tiene que abrir el correo electrónico para que funcione.



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Haga clic con el botón derecho en el correo electrónico y seleccione ‘Buscar correos electrónicos por nombre’ para comenzar la búsqueda. Debería ver todos los correos electrónicos en unos segundos.

Rocas de correo de Google

Gmail es uno de los proveedores de servicios de correo electrónico mejor diseñados del mundo. Hay varias formas de personalizarlo como desee. También hay funciones ocultas, atajos de teclado y operadores de búsqueda que puede utilizar para obtener lo que busca. Espero que los consejos anteriores te hayan ayudado a organizar mejor tu bandeja de entrada. Tal vez, ¿incluso llegar a la bandeja de entrada cero? Dedos cruzados.

A continuación:

¿Perdiste tus correos electrónicos de Gmail? Aquí hay algunas formas de recuperar correos electrónicos perdidos de Gmail y prepararse para futuras calamidades. Nunca perderás otro correo electrónico.

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